Como reducir el costo variable en la administración de establecimientos gastronómicos

Una de las preocupaciones más grandes para los dueños de un restaurante es como aumentar la rentabilidad. A pesar de que existen numerosas respuestas, todo podría resumirse en  3 formas concretas:

-          Reduciendo el costo variable (costo de materia prima)

-          Reduciendo el costo fijo

-          Aumentando la facturación.

Ahora nos centraremos en cómo lograr el primer punto que es reduciendo el costo variable, que suele ser un gran desafío para cualquier gerente gastronómico, debido a los innumerables motivos que lo acrecientan.

En un restaurante, se considera como costo variable al costo de la materia prima utilizada para la elaboración de platos, y si el establecimiento realiza envíos a domicilio o vende comida para llevar, también debe incluirse el costo del material descartable.

Para establecer dichos costos lo primero que debe realizarse es la receta estándar de cada uno de los platos que se van a vender y luego poner mucha atención un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos. Aquí les mostraremos algunos:

1.- seleccionar correctamente a los proveedores

El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe poder lograr  buenos arreglos de compra, para esto será necesario evaluar si se puede realizar grandes volúmenes de compra o negociar y descuentos. Además debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que responde a nuestros requerimientos.

2-realizar un correcto almacenamiento

No ser lo suficiente ordenado y cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes:

-que mercadería se eche a perder                                                                                                               - que se pase el vencimiento y no se haya utilizado                                                                                      -que se contamine con bacterias o con otros alimentos (pondrá en riesgo la salud de los clientes)

3-evitar la venta NO registrada

En muchas ocasiones, dado el tamaño del establecimiento, se deja  de lado la idea de invertir en un buen sistema de facturación y cobro, dejando estar labor en manos de personas “de nuestra confianza”. Permitirá no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que además serán muy útiles para elaborar historiales o reportes.

4.- controlar posibles robos y hurtos

Desgraciadamente, en este punto, debe  mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de materia prima…comer mercadería que no está permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros.

Para evitar estos inconvenientes es preciso:

-          Establecer un menú para el personal y respetarlo

-          Revisar los ingresos y egresos del personal

-          No ubicar al vestuario cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos

-          Unificar la facturación y realizar dobles controles de lo solicitado. (es decir: quien toma la orden del plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra). 

Costos estandares de produccion

     (El rendimento estándar)

Es el resultado cuando un producto ha sido producido de acuerdo a un proceso estándar de producción según receta. Sirven de base para comprar con el rendimiento estándar esperado,  cuando se han cumplido las especificaciones de compra, se han limpiado y cortado según los estándares, se ha cocinado y porcionado según lo establecido, el rendimiento real o actual deberá ser muy aproximado al rendimiento estándar.

   Costos estándares de producción (La porcion estándar)

la porción estándar es la unidad estándar de medición utilizada por los expertos en nutrición y que no tiene por que coincidir con la dispuesta en un restaurante. Lo habitual es que dicha porción se defina en gramos. Asi podemos hablar (en general) que una porcion estándar de carne ronda 85 grs por persona.

Costos estándares de producción (Receta estándar)

Receta estándar: una receta estándar es una lista detallada de todos los ingredientes necesarios para la preparación de un alimento, la cual además de comentar los ingredientes, también, debe incluir cantidades, la unidad que se utiliza para medir la cantidad (kilogramos, litros, etc.) el costo unitario y el costo total. Debemos tener en cuenta que este formato solo contiene información relacionada con los costos de una preparación.

Paso 1: nombre de la receta

Paso 2: porciones: en este espacio tendremos en cuenta el número de platos que obtendremos de nuestra receta.

Paso 3: receta # en este espacio pondremos el número que pertenece a esta receta.

Paso 4: numero del producto: en esta casilla va el código de cada uno de los ingredientes que utilizamos en la receta (para manejo de inventario).

Paso 5: ingredientes: aquí va el nombre de cada producto que vamos a utilizar (también puede incluirse la presentación del producto).

Paso 6: cantidad requerida: en esta casilla debemos poner las cantidades precisas de cada ingrediente en relación a la unidad de medida.

Paso 7: unidad de medida: es el mecanismo que hemos usado para referirnos a cada ingrediente, partiendo de la cantidad, pueden ser unidades de peso, volumen o unidades. Es recomendable usar una misma unidad de medida para cada receta (kilos con litros y gramos con centímetros cúbicos) y evitar el uso de unidades como “paquetes”, “latas”, “bolsas”, “botellas”, etc.

Paso 8: valor unitario: este es el precio de cada ingrediente en una unidad de medida determinada.

Paso 9 : valor total: hace referencia al precio del producto teniendo en cuenta las cantidades requeridas. Esto es igual al precio por unidad de medida multiplicado por la cantidad requerida. Si para una receta necesitamos 500 grs de harina (0,5 kg) y sabemos que el valor del kilo es de $3000 entonces el valor total seria $1500 (0,5 x 3000).

Paso 10: costo total de la materia prima: es la suma de los valores totales de todos los productos.

Paso 11: margen de error o variación: es el 10% del costo total de la materia prima, este margen se utiliza para proteger los precios de los productos de fluctuaciones en el mercado y para incluir ingredientes con una baja representación en la receta (sal, condimentos).

Paso 12: costo total de la preparación: es la suma de costo total de materia prima y el margen de error o variación.