Como reducir el costo variable en la administración de establecimientos gastronómicos

Una de las preocupaciones más grandes para los dueños de un restaurante es como aumentar la rentabilidad. A pesar de que existen numerosas respuestas, todo podría resumirse en  3 formas concretas:

-          Reduciendo el costo variable (costo de materia prima)

-          Reduciendo el costo fijo

-          Aumentando la facturación.

Ahora nos centraremos en cómo lograr el primer punto que es reduciendo el costo variable, que suele ser un gran desafío para cualquier gerente gastronómico, debido a los innumerables motivos que lo acrecientan.

En un restaurante, se considera como costo variable al costo de la materia prima utilizada para la elaboración de platos, y si el establecimiento realiza envíos a domicilio o vende comida para llevar, también debe incluirse el costo del material descartable.

Para establecer dichos costos lo primero que debe realizarse es la receta estándar de cada uno de los platos que se van a vender y luego poner mucha atención un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos. Aquí les mostraremos algunos:

1.- seleccionar correctamente a los proveedores

El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe poder lograr  buenos arreglos de compra, para esto será necesario evaluar si se puede realizar grandes volúmenes de compra o negociar y descuentos. Además debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que responde a nuestros requerimientos.

2-realizar un correcto almacenamiento

No ser lo suficiente ordenado y cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes:

-que mercadería se eche a perder                                                                                                               - que se pase el vencimiento y no se haya utilizado                                                                                      -que se contamine con bacterias o con otros alimentos (pondrá en riesgo la salud de los clientes)

3-evitar la venta NO registrada

En muchas ocasiones, dado el tamaño del establecimiento, se deja  de lado la idea de invertir en un buen sistema de facturación y cobro, dejando estar labor en manos de personas “de nuestra confianza”. Permitirá no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que además serán muy útiles para elaborar historiales o reportes.

4.- controlar posibles robos y hurtos

Desgraciadamente, en este punto, debe  mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de materia prima…comer mercadería que no está permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros.

Para evitar estos inconvenientes es preciso:

-          Establecer un menú para el personal y respetarlo

-          Revisar los ingresos y egresos del personal

-          No ubicar al vestuario cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos

-          Unificar la facturación y realizar dobles controles de lo solicitado. (es decir: quien toma la orden del plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra). 

Costos estandares de produccion

     (El rendimento estándar)

Es el resultado cuando un producto ha sido producido de acuerdo a un proceso estándar de producción según receta. Sirven de base para comprar con el rendimiento estándar esperado,  cuando se han cumplido las especificaciones de compra, se han limpiado y cortado según los estándares, se ha cocinado y porcionado según lo establecido, el rendimiento real o actual deberá ser muy aproximado al rendimiento estándar.

Costos estándares de producción (Receta estándar)

Receta estándar: una receta estándar es una lista detallada de todos los ingredientes necesarios para la preparación de un alimento, la cual además de comentar los ingredientes, también, debe incluir cantidades, la unidad que se utiliza para medir la cantidad (kilogramos, litros, etc.) el costo unitario y el costo total. Debemos tener en cuenta que este formato solo contiene información relacionada con los costos de una preparación.

Paso 1: nombre de la receta

Paso 2: porciones: en este espacio tendremos en cuenta el número de platos que obtendremos de nuestra receta.

Paso 3: receta # en este espacio pondremos el número que pertenece a esta receta.

Paso 4: numero del producto: en esta casilla va el código de cada uno de los ingredientes que utilizamos en la receta (para manejo de inventario).

Paso 5: ingredientes: aquí va el nombre de cada producto que vamos a utilizar (también puede incluirse la presentación del producto).

Paso 6: cantidad requerida: en esta casilla debemos poner las cantidades precisas de cada ingrediente en relación a la unidad de medida.

Paso 7: unidad de medida: es el mecanismo que hemos usado para referirnos a cada ingrediente, partiendo de la cantidad, pueden ser unidades de peso, volumen o unidades. Es recomendable usar una misma unidad de medida para cada receta (kilos con litros y gramos con centímetros cúbicos) y evitar el uso de unidades como “paquetes”, “latas”, “bolsas”, “botellas”, etc.

Paso 8: valor unitario: este es el precio de cada ingrediente en una unidad de medida determinada.

Paso 9 : valor total: hace referencia al precio del producto teniendo en cuenta las cantidades requeridas. Esto es igual al precio por unidad de medida multiplicado por la cantidad requerida. Si para una receta necesitamos 500 grs de harina (0,5 kg) y sabemos que el valor del kilo es de $3000 entonces el valor total seria $1500 (0,5 x 3000).

Paso 10: costo total de la materia prima: es la suma de los valores totales de todos los productos.

Paso 11: margen de error o variación: es el 10% del costo total de la materia prima, este margen se utiliza para proteger los precios de los productos de fluctuaciones en el mercado y para incluir ingredientes con una baja representación en la receta (sal, condimentos).

Paso 12: costo total de la preparación: es la suma de costo total de materia prima y el margen de error o variación. 

Costos en gastronomía

                                        

Porque es importante costear correctamente en tu negocio?

Antes que nada, diga si alguna de estas expresiones se cumple en su caso:

1-eso no se aplica conmigo: mi negocio no es un restaurante, es una empresa de catering y bufetes.

2-los precios de la lista de mi carta son parecidos a los de mi competencia, y a él le va muy bien

3-no me preocupo en lo absoluto: mi cocinero tiene años de experiencia y cocina muy rico

4-no me preocupo por los costos, de eso se encarga mi contador.

Alguna de estas afirmaciones se cumplen en su caso?. Si su respuesta es SI, pues…vemos:

 1-toda empresa tienen costos fijos y variables, además de los gastos de operación. En cualquier negocio de eventos se desarrollan procesos muy particulares que el costeo tradicional no contempla y más bien deben costearse aplicando el costeo basado en actividades

2-si a la competencia le va muy bien, pues…habrá que felicitarlo y admirarlo. La cuestión es: La estructura de costos de tu negocio es la misma que la de la competencia??      Eje: local de tu competidor es propio y se financia con recursos propios ¿ tú también?

3-usted lo dijo: cocina muy rico ¿y qué tal costea sus cartas?¿Es sensible ante variaciones en los precios de insumo?

Por ejemplo, el común de los chef costea los platos según una receta estándar a la que luego aplica estos ratios para hallar el precio de venta y el precio de la lista. Se olvidan de considerar una serie de costos escondidos generados por una seria de procesos necesarios para la gestión del negocio.

4-su contador debe ser todo un experto en técnicas contables, pero ¿conoce gastronomía? Más aun ¿sabes calcularlas y traducirlas en términos monetarios?

elementos de costos

se define a los elementos de costo como la clasificación en grupos de los distintos partidas, integrantes del costos de fabricación , los grupos que resultan de esta clasificación son:

- materia prima

-gastos de fabricación

-mano de obra

- materia prima: esta formada por todos aquellos materiales que serán objeto de transformación en el proceso productivo para poder lograr para lograr el producto terminado 

- gastos de fabricación  son todos aquellos que no se pueden clasificar como materia prima ni como mano de obra pero que son indispensables para la fabricación del producto deseado. eje: agua, etc.

-mano de obra: es el trabajo que la empresa contrata para que las materias primas sean transformadas hasta logar un producto final.   

                                    

clasificación analistica de los costos

materia prima directa:(MPD)
Es aquel material que forma parte constitutiva del producto  fabricado que se identifica totalmente con el y que por su relevancia en el costo es necesario medir o cuantificar específicamente a un lote o producto terminado,este concepto apunta a que es necesario tener en cuenta que no sera materia prima directa aquel material que por su escasa cantidad utilizado o por su valor poco significativo no justifique que sean medidos específicamente para conocer su incidencia en el costo del producto,es decir,afectar.

materia prima indirecta:(MPI)
Es aquel material que forma parte del producto terminado pero que no se identifica y que en muchas oportunidades representa una pequeña cantidad o también un pequeño monto.

mano de obra directa:(MOD)
Es el trabajo que puede identificar claramente con un lote o producto terminado,es decir,que la labor desarrollada por los trabajadores,esta relacionada con la misma materia prima para convertirlo en un producto terminado,se excluye de este grupo a todos aquellos trabajadores que aun estando prestando sus servicios en el lugar donde se fabrica no participa del proceso de tranformacion de la materia prima.

mano de obra indirecta:(MOI)
Es aquella que esta formada por el trabajo aportado por los trabajadores que están presentes en el proceso productivo no participan en el proceso de transformación.
dado a los conceptos entregados podemos decir lo siguiente:
gastos de fabricación = a gastos de fabricación propiamente tales + MPI + MOI
con el propósito de un análisis específicos de los diversos costos y gastos que se presentan en la industria durante el proceso productivo también se acostumbra agrupar costos y gastos de acuerdo a los distintos elementos que sean objeto del análisis.

Que son los costos?

Constituyen un sacrificio económico necesario para la empresa se puede decir que se encuentran presentes en todas ellas independiente de la función que cumpla lo problemático de tener que absorber costos sin embargo no es lo mismo para todas las empresas y si calculo o determinación en cada caso particular puede consistir en una operación simple o constituir una operación de alta complejidad.